Beheren
Elke kandidaat,
elke fase vastgelegd
Voor recruiters die moeten weten waar elke kandidaat staat voor elke vacature. Elke vacature heeft haar eigen pipeline van Gesourcet tot Geplaatst, elke verplaatsing wordt in de historiek van de sollicitatie bewaard, en de tijdlijn toont wie of wat ze deed.
Het probleem
Een fase zonder historiek is maar een label
In een spreadsheet of op een gedeeld bord is de fase van een kandidaat wat iemand het laatst intypte. Vraagt een klant wanneer een profiel voorgesteld werd, waarom een kandidaat afhaakte of wie die persoon terugzette, dan zit het antwoord in iemands geheugen of inbox.
Dezelfde persoon staat vaak op meerdere vacatures tegelijk. Iemand vooruitzetten voor één functie mag de status voor een andere niet veranderen, en een bevestigde plaatsing mag nooit stilletjes terugglijden naar een eerdere fase.
Wat er verandert
- Elke vacature heeft haar eigen pipeline, dus een fasewijziging op één vacature raakt nooit de andere sollicitaties van de kandidaat.
- Elke sollicitatie behoudt haar fasehistoriek: welke fase, wanneer, vanuit welke fase, en of een persoon, een automatisering, AI of een externe bron de verplaatsing deed.
- Afwijzingen en terugtrekkingen vragen een reden, zodat de pipeline maanden later haar eigen uitkomsten uitlegt.
- Een kandidaat naar Voorgesteld verplaatsen registreert het voorstel en maakt, via een standaardregel die je kunt pauzeren, een taak aan om feedback van de klant te vragen voor de eigenaar van de vacature.
Payroll Specialist · Gent
Illustratief — fictieve gegevensGesourcet · 2
- Kandidaat D · Payroll Officer
- Kandidaat E · HR-administratief medewerker
Screening · 1
- Kandidaat C · Payroll Specialist
Voorgesteld · 1
- Kandidaat B · Teamleider payroll
Klantinterview · 1
- Kandidaat A · Senior Payroll Specialist
Aanbod · 0
Hoe het werkt
01
Zet de vacature op
Wijs een recruiter aan als eigenaar en behoud de tien standaardfases, of alleen degene die deze vacature nodig heeft. Gesourcet en Geplaatst zitten er altijd bij.
02
Voeg kandidaten toe
Voeg mensen toe vanuit een zoekopdracht, een shortlist, een import, de vacaturepagina of met de hand. Elke persoon wordt een sollicitatie op deze vacature, normaal startend in Gesourcet.
03
Verplaats met een reden
Wijzig de fase op de kaart van de kandidaat. Afgewezen en Teruggetrokken vragen een reden; Geplaatst vraagt je de plaatsing en de tot nu toe afgesproken voorwaarden te bevestigen.
04
Registreer interviews
Geef een datum, tijdstip en locatie of videolink in. De sollicitatie gaat naar Klantinterview als ze daar nog niet stond. Er wordt geen uitnodiging verstuurd.
05
Lees de historiek
De tijdlijnen van vacatures, kandidaten en klanten tonen elke faseverplaatsing, elk bericht, elk document en elke AI-actie, telkens met een label voor wie of wat ze veroorzaakte.
Jij geeft
- Vacatures met een eigenaar en de aanwervingsfases die ze gebruiken
- Kandidaten toegevoegd vanuit zoekopdrachten, shortlists, imports, de vacaturepagina of met de hand
- Jouw fasebeslissingen, redenen voor uitkomsten en interviewgegevens
Jenny maakt
- Een bord per vacature met één kolom per fase en de volgende actie op elke kaart
- Een fasehistoriek per sollicitatie: fase, datum, vorige fase en wie de actie uitvoerde
- Interviewfiches per vacature met hun status en feedback
- Tijdlijnen bij vacatures, kandidaten en klanten, te filteren op communicatie, proces, documenten en AI
Waar het van afhangt
- Vacatures en kandidaten in Jenny — historiek uit een ander CRM of ATS eerst via CSV geïmporteerd.
- Je eigen agenda voor interviewuitnodigingen: Jenny bewaart de interviewfiche, maar heeft geen agendakoppeling.
Controle over goedkeuring en privacy
- Een fasewijziging geldt voor één sollicitatie; de andere vacatures van de kandidaat blijven onaangeroerd.
- Afgewezen en Teruggetrokken kunnen niet zonder reden ingesteld worden.
- Een bevestigde plaatsing kan niet teruggezet worden naar een eerdere fase.
- Faseverplaatsingen die je via de Jenny-assistent vraagt, wachten op jouw bevestiging voor ze gebeuren.
- Een interview inplannen of afronden verstuurt niets. Standaard stelt het afronden ervan een feedbackvraag op die jij nakijkt.
Huidige beperkingen
- Er is geen agendakoppeling: interviews zijn fiches in Jenny, uitnodigingen worden niet verstuurd en beschikbaarheid wordt niet gecontroleerd.
- De tien fasenamen liggen vast. Een vacature kan er minder gebruiken, maar fases kunnen niet hernoemd of toegevoegd worden.
- Interviewtijden worden in Brusselse tijd ingegeven en getoond.
- Sollicitaties uit een andere ATS komen binnen als gedateerde historiek bij de kandidaat, niet als actieve pipelinefiches.
Vragen over recruitmentpipeline
Welke fases gebruikt de pipeline?
Gesourcet, Gecontacteerd, Geïnteresseerd, Screening, Voorgesteld, Klantinterview, Aanbod, Geplaatst, Afgewezen en Teruggetrokken. Geplaatst, Afgewezen en Teruggetrokken sluiten een sollicitatie af. Een vacature kan een deel ervan gebruiken, zolang Gesourcet en Geplaatst erbij zitten.
Kan een kandidaat tegelijk op meerdere vacatures staan?
Ja. Elke vacature heeft haar eigen sollicitatie voor die kandidaat, met een eigen fase en historiek. Iemand verplaatsen op één vacature verandert nooit de fase op een andere.
Plant Jenny interviews in mijn agenda in?
Nee. Er is geen agendakoppeling. Jij registreert de datum, het tijdstip en de locatie of videolink in Jenny, dat het interview bij de vacature bewaart en de sollicitatie naar Klantinterview verplaatst. Uitnodigingen vertrekken uit je eigen agenda, zoals vandaag.
Wat betekenen de labels Gebruiker, Automatisering, AI en Extern?
Ze zeggen wie of wat een item in de tijdlijn veroorzaakte: een persoon in je team, een regel of planning die je instelde, werk dat Jenny’s AI voorbereidde, of een gebeurtenis van buiten de werkomgeving. Handelde de kandidaat zelf, bijvoorbeeld door te solliciteren op je vacaturepagina, dan zegt het item dat.
Kan ik alle pipelines samen bekijken?
Ja. De rapporten tonen hoeveel sollicitaties in elke fase zitten over vacatures heen, gefilterd op periode en eigenaar van de vacature, met een link naar de mensen in elke fase.
Verwante functies
- Matching vacature–kandidaat
Van functiebeschrijving naar een onderbouwde shortlist — met bewijs, hiaten en onbekenden.
Beschikbaar - Voorstellen & outreach
Voorstellen aan klanten en persoonlijke outreach: Jenny stelt op, jij keurt goed.
Configuratie nodig - Recruitmentrapportering
Resultaattellingen die je naar bewaarde fiches kunt terugleiden — en geen tijdwinstcijfers.
Beschikbaar - Vacaturepagina
Je vacatures op je eigen vacaturepagina; sollicitaties komen meteen in de pipeline.
Beschikbaar
Bekijk het op je eigen vacatures en kandidaten
Een kort gesprek met de oprichter: we bekijken hoe je vandaag werkt en tonen de workflows die passen.