Automatiseren
Van document
naar een nagekeken fiche
Voor recruiters die cv’s en functiebeschrijvingen van klanten ontvangen als bestand, als tekst in een e-mail of als link. Upload of plak het document, of geef de link naar een vacature, en Jenny leest het en vult een kandidaat of vacature vooraf in die jij controleert. Er wordt niets bewaard tot jij dat doet, en feiten die het document niet vermeldt, blijven leeg.
Het probleem
Bij het overtypen van een cv beginnen de fouten
Een cv komt binnen als pdf, een briefing van een klant als tekst in een e-mail of als link naar een vacature. Elk ervan moet een fiche worden voor je iets kunt zoeken, matchen of voorstellen, en dezelfde feiten met de hand uit een document in een systeem overnemen is traag en foutgevoelig.
Het werk overlaten aan een tool die gokt, is niet beter. Een loon dat niemand vermeldde, “vloeiend” waar het cv “basis” zei, of een voorbeeld dat als verplichte vereiste gelezen wordt, misleidt elke match die volgt. Extractie helpt alleen als je kunt zien wat uit het document kwam en wat nog onbekend is.
Wat er verandert
- Eén upload, één keer plakken of één link maakt van een cv of functiebeschrijving een vooraf ingevuld formulier in plaats van een avond overtypen.
- Feiten die het document niet vermeldt, blijven leeg of “Niet vermeld”, zodat een hiaat zichtbaar is in plaats van opgevuld met een gok.
- Waarden die AI uitlas, krijgen op het profiel het label “Inferred — confirm” (afgeleid — bevestigen) tot iemand ze bevestigd heeft.
- In een functiebeschrijving worden alternatieven zoals “SAP of Oracle”, voorbeelden en echte must-haves uit elkaar gehouden, zodat matching start van de juiste vereisten.
- Een bewaarde fiche is klaar voor de volgende stap: vacatures zoeken voor de kandidaat, of kandidaten zoeken voor de vacature.
Cv-review · Kandidaat A
Illustratief — fictieve gegevens- Afgeleid — bevestigen
Huidige functie
Financial Controller
Uit het cv gelezen
- Afgeleid — bevestigen
Talen
Nederlands, Engels
Uit het cv gelezen
- Vastgelegd
Ervaring
2017–heden · logistiek
Door jou gecorrigeerd
- Ontbreekt
Loonverwachting
Niet vermeld in het cv
Leeg gelaten
- Ontbreekt
Opzegtermijn
Niet vermeld in het cv
Vraag het de kandidaat
Hoe het werkt
01
Voeg het document toe
Upload een cv of functiebeschrijving als PDF, DOCX of platte tekst (tot 4 MB en 40 pagina’s), plak de tekst, of geef de link naar een openbare vacature.
02
Jenny leest het
De tekst wordt op de server gelezen en AI-extractie stelt de velden voor: functietitel, vaardigheden, ervaring, talen en locatie voor een kandidaat; vereisten, locatie en voorwaarden voor een vacature.
03
Controleer het formulier
Het vooraf ingevulde formulier toont wat gevonden werd en laat de rest leeg. Corrigeer, vul aan of verwijder wat nodig is voor je bewaart.
04
Eén keer bewaren
Er wordt niets opgeslagen tot je bewaart, en de fiche wordt één keer aangemaakt. Waarden die AI uitlas en die niemand bevestigde, blijven op het profiel gelabeld.
05
Zet de volgende stap
Zoek vanuit een kandidaat passende vacatures; start vanuit een vacature een kandidaatzoekopdracht met de vereisten die je controleerde.
Uitgewerkt voorbeeld: Een cv en een briefing van een klant op dezelfde ochtend
Illustratief — fictieve gegevens01 · Upload het cv
Het cv van Kandidaat A komt binnen als pdf van twee pagina’s. Je uploadt het vanaf de kandidatenpagina, en de tekst wordt op de server gelezen.
02 · Kijk het profiel na
Het formulier is vooraf ingevuld: Financial Controller, acht jaar in logistiek, Nederlands en Engels, woonachtig in de buurt van Mechelen. Loon en opzegtermijn staan niet vermeld, dus die blijven leeg.
03 · Bewaar en match
Je corrigeert één functietitel en bewaart. Het profiel zet loon en opzegtermijn bij de ontbrekende feiten, en van daaruit zoek je passende vacatures.
04 · Plak de briefing
Een contactpersoon bij een klant mailt een briefing voor een Senior Financial Controller bij een logistiek bedrijf in Antwerpen. Je plakt de tekst; Jenny houdt de must-haves, “SAP of Oracle” en de voorbeelden uit elkaar.
05 · Controleer en bewaar
Het budget wordt niet vermeld, dus dat blijft onbekend. Je bevestigt de vereisten en bewaart de vacature, klaar voor een kandidaatzoekopdracht.
06 · Later, via mailbox
In ontwikkeling, niet beschikbaar: hetzelfde cv dat in een gekoppelde mailboxmap binnenkomt, zou in een reviewlijst wachten, of alleen bij een sluitende match vanzelf aan Kandidaat A gekoppeld worden.
Jij geeft
- Een cv als PDF, DOCX of platte tekst met selecteerbare tekst, tot 4 MB en 40 pagina’s, of de geplakte tekst
- Een functiebeschrijving als bestand, geplakte tekst of link naar een openbare vacature
- Jouw correcties en bevestiging op het vooraf ingevulde formulier
Jenny maakt
- Een kandidaat- of vacatureformulier dat vooraf ingevuld is op basis van het document, met niet-vermelde feiten leeg gelaten
- Een bewaarde fiche zodra je het formulier bevestigt, precies één keer aangemaakt
- Een label bij elk profielfeit: vastgelegd en geverifieerd, vastgelegd, “Inferred — confirm” (afgeleid — bevestigen) of ontbrekend
- Een markering op het profiel wanneer het cv geen datum heeft of ouder is dan drie jaar, met de vraag om de huidige functie en voorkeuren te bevestigen
Bronnen en hun status
| Bestand uploaden | Beschikbaar | PDF, DOCX of platte tekst tot 4 MB en 40 pagina’s, gelezen op de server. Gescande documenten zonder selecteerbare tekst kunnen niet gelezen worden. |
|---|---|---|
| Geplakte tekst | Beschikbaar | Een cv of functiebeschrijving die je rechtstreeks uit een e-mail of een ander document plakt. |
| Link naar een vacature | Beschikbaar | Een openbare vacaturepagina, LinkedIn-vacaturelinks inbegrepen, ingelezen in een vacatureconcept. LinkedIn-profielen en bedrijfspagina’s worden geweigerd. |
| Cv-bibliotheek | Beschikbaar | Tot 200 cv’s (PDF of DOCX) die je mag gebruiken, per werkomgeving, doorzocht wanneer je kandidaten voor een vacature zoekt. |
| Gekoppelde mailboxmappen | In ontwikkeling | Cv’s en functiebeschrijvingen uit Gmail- of Microsoft 365-mappen die je selecteert, in een reviewlijst. Niet beschikbaar. |
| Slepen en neerzetten | Beschikbaar | Sleep een cv of functiebeschrijving naar eender welke plek in je werkomgeving, of in de chat waar die beschikbaar is. Jenny kijkt eerst op haar eigen server — zonder AI en zonder iets te bewaren — of het een cv of een functiebeschrijving is, en opent dan de juiste setup. De gegevens van een functiebeschrijving worden meteen uitgelezen (lijkt ze ook op een cv, dan kies je eerst); die van een cv pas nadat je bevestigt dat je het mag gebruiken. Een record wordt pas aangemaakt als je op bewaren of op “Find matches” (matches zoeken) klikt. |
Waar het van afhangt
- Documenten met selecteerbare tekst: PDF, DOCX of platte tekst tot 4 MB en 40 pagina’s (geen OCR)
- AI-extractie door Claude, binnen de dagelijkse AI-limieten van je werkomgeving; waar AI-extractie niet ingeschakeld is, wordt een cv gelezen met eenvoudigere lokale regels, en dat wordt zo gelabeld
- Voor vacaturelinks: een openbare pagina die zonder aanmelden geopend kan worden
- Voor mailboxverwerking, zodra die uitgebracht is: een gekoppelde Gmail- of Microsoft 365-mailbox en iemand die de verwerking mag inschakelen
Controle over goedkeuring en privacy
- Niets uit een document wordt bewaard tot je het formulier nakijkt en bewaart.
- Wat onbekend is, blijft onbekend: een niet-vermeld loon, opzegtermijn of taalniveau blijft leeg en wordt nooit geschat.
- Waarden die AI uitlas en die niemand bevestigde, krijgen op het profiel het label “Inferred — confirm” (afgeleid — bevestigen).
- Hetzelfde cv-bestand dat twee keer aan de cv-bibliotheek toegevoegd wordt, wordt herkend en één keer bewaard.
- Via een link worden alleen openbare vacaturepagina’s gelezen; links naar LinkedIn-profielen en bedrijfspagina’s worden geweigerd.
Huidige beperkingen
- Er is geen OCR: gescande pdf’s en foto’s van een cv kunnen niet gelezen worden, dus plak in plaats daarvan de tekst.
- Bestanden zijn beperkt tot 4 MB en 40 pagina’s, en de cv-bibliotheek bevat tot 200 documenten per werkomgeving.
- Elk document wordt vandaag door een persoon toegevoegd. Cv’s en functiebeschrijvingen uit een mailbox lezen is in ontwikkeling en niet beschikbaar.
- Sollicitaties via de vacaturepagina van je bureau bevatten geen cv-upload.
- Een ongebruikelijke lay-out kan verkeerd gelezen worden; daarom wordt elke waarde ter review getoond voor er iets bewaard wordt.
Vragen over cv’s en vacatures inlezen
Welke bestanden kan Jenny lezen?
PDF-, DOCX- en platte-tekstbestanden tot 4 MB en 40 pagina’s, zolang de tekst selecteerbaar is. Gescande documenten en foto’s worden niet gelezen, omdat er geen OCR is; kopieer de tekst uit het origineel en plak hem in plaats daarvan.
Wat gebeurt er met informatie die het cv niet vermeldt?
Die blijft leeg. Een loon, beschikbaarheid of taalniveau dat het document niet vermeldt, blijft “Niet vermeld”, en het profiel zet het bij de ontbrekende feiten zodat je weet wat je moet vragen. Jenny contacteert de kandidaat niet om het hiaat op te vullen.
Kan ik een functiebeschrijving toevoegen via een link?
Ja, voor openbare vacaturepagina’s, LinkedIn-vacatures inbegrepen. Jenny leest de pagina in een vacatureconcept dat je op dezelfde manier nakijkt als een geüpload bestand. Links naar LinkedIn-profielen of bedrijfspagina’s worden geweigerd.
Hoe zie ik welke waarden van AI komen?
Op het kandidaatprofiel krijgen waarden die AI-extractie uitlas en die niemand bevestigde, het label “Inferred — confirm” (afgeleid — bevestigen). Feiten die jij vastlegde of verifieerde, krijgen een label dat dat zegt, en ontbrekende feiten staan als ontbrekend vermeld.
Kan Jenny cv’s uit mijn inbox halen?
Nog niet. Verwerking vanuit een gekoppelde Gmail- of Microsoft 365-mailbox is in ontwikkeling: ze zou alleen de mappen lezen die je selecteert, elk cv of elke functiebeschrijving in een reviewlijst zetten en een cv alleen zelf koppelen bij een sluitende match. Upload of plak tot dan elk document; voor een bestaande database is de CSV-import de betere weg.
Verwante functies
- Matching kandidaat–vacature
Start van een kandidaat en vind actuele vacatures die passen, telkens met de redenen.
Vroege toegang - Matching vacature–kandidaat
Van functiebeschrijving naar een onderbouwde shortlist — met bewijs, hiaten en onbekenden.
Beschikbaar - E-mailintegratie
In ontwikkeling: mailboxmappen die jij kiest, een reviewlijst en antwoordconcepten op vraag.
In ontwikkeling - CRM/ATS-integraties
Werk naast je CRM of ATS: vandaag CSV-import, een native connector op aanvraag.
Vroege toegang
Bekijk het op je eigen vacatures en kandidaten
Een kort gesprek met de oprichter: we bekijken hoe je vandaag werkt en tonen de workflows die passen.