Matchen
Je database,
nieuwe plaatsingen
Voor bureaus met jaren aan kandidaatfiches, nummers twee en eerdere plaatsingen in hun database. Wanneer een vacature opengaat, haalt Jenny die mensen terug: slapende kandidaten die bij je open vacatures passen, de talentpool uit vergelijkbare eerdere vacatures, en zoekopdrachten die mensen herkennen die je al kent, met verouderde of ontbrekende informatie gemarkeerd.
Het probleem
Elke nieuwe vacature begint buiten je eigen database
Je database bevat jaren aan fiches: mensen die tot de laatste ronde kwamen en het op één andere kandidaat na niet haalden, mensen die je drie jaar geleden plaatste, mensen die zich registreerden en nooit teruggebeld werden. Ze kennen je bureau en hun historiek staat in je systeem.
Toch start een nieuwe vacature meestal met een externe zoekopdracht, omdat niemand tijd heeft om afgesloten vacatures en oude notities door te nemen. En wanneer een nieuwe zoekopdracht toch iemand oplevert die je kent, lijkt die een onbekende: een tweede fiche, een verloren historiek en soms een tweede telefoontje van een collega.
Wat er verandert
- Kandidaten die al meer dan een jaar niet gecontacteerd werden, in geen enkel proces zitten en bij een van je open vacatures passen, staan op het “Overview” (overzicht), elk met een reden.
- Een nieuwe vacature toont de talentpool uit vergelijkbare eerdere vacatures, met hoe ver elke persoon kwam en wanneer.
- Matching met een vacature leest je notities, evaluaties en interviewfeedback als gedateerd bewijs, zodat eerdere screenings opnieuw meetellen.
- Mensen die een nieuwe zoekopdracht opnieuw vindt, worden herkend en samengevoegd met hun fiche in plaats van een tweede keer toegevoegd.
- Verouderde of ontbrekende informatie wordt gemarkeerd, zodat je weet wat je moet bevestigen voor je de telefoon neemt.
Herontdekt talent · open vacatures
Illustratief — fictieve gegevens- Herontdekt
Kandidaat A
Payroll Specialist · Gent
Laatste contact 2024 · afgewezen om woon-werkafstand, deze functie is hybride
- Talentpool
Kandidaat B
Payroll Officer · Gent
Laatste interview afgelopen maart voor een vergelijkbare vacature
- Bevestigen
Kandidaat C
HR Administrator · Aalst
Cv uit 2021 — bevestig de huidige functie
- Eerder gezien
Kandidaat D
Payroll Coordinator · Kortrijk
Opnieuw gevonden door een nieuwe zoekopdracht · samengevoegd met fiche
Hoe het werkt
01
Breng je historiek mee
Importeer kandidaten, bedrijven, sollicitaties en notities via CSV, en voeg de cv’s die je mag gebruiken toe aan de cv-bibliotheek.
02
Bekijk het overzicht
De lijst “Rediscovered talent” toont tot 10 mensen die meer dan een jaar niet gecontacteerd werden, niet in een proces zitten en bij een van je open vacatures passen, elk met een reden.
03
Hergebruik een talentpool
Zie bij een vacature kandidaten uit vergelijkbare eerdere vacatures met hun laatste fase en datum, en voeg ze in één actie toe aan de pipeline als Gesourcet.
04
Match met bewijs
Matching citeert je notities, evaluaties en interviewfeedback met hun datum, en markeert oude fiches met “confirm still current” (bevestigen of dit nog klopt).
05
Herken bekende mensen
Nieuwe zoekopdrachten voegen mensen die al in je fiches, cv-bibliotheek of eerdere zoekopdrachten zitten samen, in plaats van ze twee keer te tonen.
06
Eerst bevestigen, dan bellen
Controleer de gemarkeerde punten met de kandidaat voor je iemand voorstelt. Jenny contacteert niemand.
Uitgewerkt voorbeeld: Een vacature voor Payroll Specialist in Gent
Illustratief — fictieve gegevens01 · Historiek importeren
Je bureau importeert kandidaten, sollicitaties en notities uit zijn vorige ATS via CSV, en voegt daarna de cv’s die het mag gebruiken toe aan de cv-bibliotheek.
02 · Open de vacature
Een nieuwe vacature voor Payroll Specialist in Gent wordt aangemaakt en de criteria worden nagekeken: Nederlands en Frans, ervaring bij een sociaal secretariaat, hybride werken.
03 · Herontdekt talent
Het overzicht toont Kandidaat A: niet gecontacteerd sinds begin 2024, niet in een proces, met als reden “In 2024 afgewezen om de woon-werkafstand — deze functie is hybride”.
04 · Hergebruik de pool
Bij de vacature toont de talentpool uit een vergelijkbare payrollfunctie Kandidaat B, die afgelopen maart tot het laatste interview kwam. Je voegt B toe aan de pipeline als Gesourcet.
05 · Controleer het bewijs
Matching citeert een interviewnotitie uit 2022 over Kandidaat A, gemarkeerd als “Oudere fiche — bevestigen of dit nog klopt”, en zet Frans bij te verifiëren.
06 · Bevestig telefonisch
Je belt Kandidaat A om de huidige functie, de beschikbaarheid en het Frans te bevestigen voor je die persoon ergens voorstelt. Jenny heeft niemand gecontacteerd.
Jij geeft
- Je historiek in Jenny: kandidaten, bedrijven, sollicitaties en notities, geïmporteerd via CSV of vastgelegd in Jenny
- Nagekeken cv’s in je cv-bibliotheek
- Open vacatures met nagekeken criteria
- Gedateerde historiek waar je die hebt: cv-datums, sollicitatiefases en laatste contact
Jenny maakt
- Een lijst “Rediscovered talent” op het overzicht: tot 10 slapende kandidaten, elk met de open vacature waarbij ze passen en een reden
- Een talentpool per vacature uit vergelijkbare eerdere vacatures, met de laatste fase en datum van elke persoon
- Matchingbewijs geciteerd uit je notities en feedback, met datums en markeringen voor verouderde gegevens
- Zoekresultaten die bekende mensen labelen naar herkomst: interne fiche, cv-bibliotheek of eerdere vondst
- Kandidaten toegevoegd aan een pipeline als Gesourcet, wanneer jij dat kiest
Bronnen en hun status
| Je kandidaatfiches en historiek | Beschikbaar | Fiches, sollicitaties, notities van recruiters, evaluaties en interviewfeedback, gebruikt als gedateerd bewijs wanneer je een vacature matcht. |
|---|---|---|
| Cv-bibliotheek | Beschikbaar | Tot 200 cv’s die je mag gebruiken. Alleen de feiten die je nagekeken hebt, worden doorzocht. |
| Eerdere vondsten | Beschikbaar | Mensen die je eigen zoekopdrachten de voorbije 30 dagen opleverden, hergebruikt zonder hun profielen opnieuw op te halen. |
| Voorgestelde vacatures op een kandidaatprofiel | In ontwikkeling | Een rangschikking van je eigen open vacatures en bewaarde vacatures voor één kandidaat, met wat voldaan is, wat ontbreekt en wat te verifiëren is, wordt gebouwd. |
Waar het van afhangt
- Je historiek eerst via CSV geïmporteerd: kandidaten, bedrijven, sollicitaties en notities (tot 200 rijen omgezet per aanvraag, 3.000 kandidaten per werkomgeving)
- Cv-bestanden apart toegevoegd via de cv-bibliotheek, alleen voor cv’s die je mag gebruiken (tot 200 documenten)
- Open vacatures in Jenny met nagekeken criteria, omdat reactivering je eigen open vacatures voorstelt
- Datums in je gegevens, zoals laatste contact en cv-datum, zodat oude fiches herkend kunnen worden
Controle over goedkeuring en privacy
- “Rediscovered talent” en talentpools zijn suggesties. Niemand wordt gecontacteerd, voorgesteld of verplaatst zonder jouw actie.
- Mensen die al in de pipeline van een vacature zitten, worden overgeslagen wanneer je een talentpool hergebruikt.
- Waarden die de AI uitlas en die niemand bevestigde, krijgen het label “Inferred — confirm” (afgeleid — bevestigen). Wat onbekend is, blijft onbekend in plaats van gegokt te worden.
- Een cv ouder dan drie jaar, of zonder datum, wordt gemarkeerd, net als elke geciteerde fiche ouder dan drie jaar.
- Eerdere vondsten worden niet automatisch CRM-fiches.
- Een herontdekte kandidaat past op basis van vastgelegde gegevens; of die persoon vandaag geïnteresseerd of beschikbaar is, bevestig jij.
Huidige beperkingen
- De lijst “Rediscovered talent” stelt alleen je eigen open vacatures voor en toont de top 10. Haar fitindicator komt uit een eenvoudigere controle dan de onderbouwde fitscore bij matching met een vacature, dus open de matches van de vacature om het bewijs te zien.
- Voorgestelde andere vacatures op een kandidaatprofiel zijn in ontwikkeling. Vind vandaag live vacatures voor één kandidaat via matching kandidaat–vacature.
- Zoeken in vrije tekst of met Booleaanse operatoren in je database dekt gestructureerde velden zoals functietitel, vaardigheden, talen, locatie en samenvatting, geen notities of cv-tekst. Notities tellen als bewijs wanneer je een vacature matcht.
- Historiek die alleen in een ander systeem staat, moet eerst geïmporteerd worden. De CSV-import zet tot 200 rijen per aanvraag om, met een maximum van 3.000 kandidaten per werkomgeving; cv-bestanden voeg je apart toe.
- Jenny kan niet weten of iemand van job veranderde sinds je laatste contact. Een markering zegt je wat je moet bevestigen; ze bevestigt het niet.
Vragen over kandidatendatabase reactiveren
Welke kandidaten verschijnen in “Rediscovered talent”?
Mensen die gecontacteerd mogen worden, niet geplaatst zijn, in geen enkel lopend proces zitten en al meer dan een jaar niet gecontacteerd werden, wanneer ze bij een van je open vacatures passen. Het overzicht toont de top 10, elk met een reden, bijvoorbeeld een eerdere afwijzing om de locatie voor een functie die nu remote is, en een actie “Add to pipeline” (aan de pipeline toevoegen).
Leest Jenny mijn oude notities en interviewfeedback?
Ja, wanneer je een vacature matcht met je database. Notities van recruiters, evaluaties, interviewfeedback, sollicitatiehistoriek en nagekeken cv’s tellen als bewijs, geciteerd met hun datum en auteur. Het zoekvak voor vrije tekst op de kandidatenpagina doorzoekt geen notities of cv-tekst.
Hoe gaat Jenny om met informatie die verouderd kan zijn?
Ze zegt het. Een cv zonder datum of ouder dan drie jaar wordt gemarkeerd, geciteerde fiches ouder dan drie jaar krijgen “confirm still current” (bevestigen of dit nog klopt), en waarden die de AI uitlas krijgen “Inferred — confirm” (afgeleid — bevestigen). Ontbrekende feiten blijven ontbreken; er wordt niets ingevuld om een kandidaat volledig te laten lijken.
Kan Jenny andere vacatures voorstellen voor een kandidaat die ik al heb?
Voor live openbare LinkedIn-vacatures wel, via matching kandidaat–vacature vanuit het kandidaatprofiel. Een paneel dat je eigen open vacatures en bewaarde vacatures voor één kandidaat rangschikt, is in ontwikkeling.
Is dit een massamailing naar mijn database?
Nee. Jenny zoekt uit wie zou kunnen passen en legt uit waarom; ze schrijft slapende kandidaten niet uit zichzelf aan. Elk bericht is een concept dat jij nakijkt en goedkeurt, en echte verzending vereist een gekoppelde e-mailprovider.
Verwante functies
- Matching kandidaat–vacature
Start van een kandidaat en vind actuele vacatures die passen, telkens met de redenen.
Vroege toegang - Matching vacature–kandidaat
Van functiebeschrijving naar een onderbouwde shortlist — met bewijs, hiaten en onbekenden.
Beschikbaar - CRM/ATS-integraties
Werk naast je CRM of ATS: vandaag CSV-import, een native connector op aanvraag.
Vroege toegang - Sourcing van kandidaten
Doorzoek eerst de mensen die je al hebt, daarna LinkedIn Recruiter, in één lijst.
Beschikbaar
Bekijk het op je eigen vacatures en kandidaten
Een kort gesprek met de oprichter: we bekijken hoe je vandaag werkt en tonen de workflows die passen.